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引言

無規矩不成方圓。企業在發展壯大的過程中，必不可少的要做勞動合規，筆者在為顧問單位提供勞動合規的過程中發現，企業HR對制作《員工手冊》意見稿后關于如何合法合規實施，并沒有法律概念，需要律師參與。從勞動爭議的代理經驗來看，中小企業在與勞動者之間的爭議中，企業尤其在調崗調薪、違紀解除中相關的法律依據、操作程序上都是不符合法律規定的，極易造成敗訴。要想在人力資源管理中更加優化，制定員工手冊是開端。制定員工手冊需要企業管理層、HR與員工的參與，需要律師的參與。關于員工手冊意見稿起草后，如何合法實施員工手冊，需要根據相關法律規定來處理。現做個簡單的總結指引，以供參考。

一、制定有效合法的員工手冊的必要性

1.相關法律依據

根據《勞動合同法》第四條第二款明確：用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。第四款規定：“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”

這是法律強制性規定，是判斷用人單位員工手冊是否合法有效的法律依據，總結起來即用人單位須履行“內容合法”、“民主程序”、“公示告知程序”。本文主要討論《員工手冊》 “民主與公示”實施程序。

2.《員工手冊》制定程序存在漏洞，用人單位敗訴風險系數極高

制定或者修訂《員工手冊》必須經過民主程序方為有效，否則可能會留下巨大的安全隱患，一旦訴訟，用人單位敗訴風險極高。毫不客氣的說，如若勞動爭議中勞動者主張企業依據的《員工手冊》內容進行處罰、解除勞動關系，一旦勞動者提出此份《員工手冊》未經民主與公示程序，仲裁員（法官）會直接讓用人單位舉證證明作為本案處理依據的《員工手冊》制定和實施程序的民主性和公示性。假設用人單位無法舉證或者舉證證明證據存在瑕疵，仲裁員（法官）會直接讓用人承擔無法舉證的不利責任。如今年公開的的案例(2021)滬民申260號，其一審判決要旨如下：公司無法舉證《員工手冊》履行了民主程序和公告或送達劉某程序，以該《員工手冊》為依據的解除系違法解除，公司被判支付賠償金760377.75元。

二、如何制定合法有效的員工手冊

（1） 關于民主制定程序

用人單位在制定、修改企業內部規章制度時，應充分履行民主程序，具體可參照以下常規步驟進行：

01

第一步

選舉職工代表。

第二步

將規章制度制定的目的、內容、程序等問題提交職工代表大會討論，做好會議記錄，由到會的所有職工代表簽名。

第三步

由用人單位方及職工代表方提出規章制度的方案，或對規章制度的內容提出意見，同時做好記錄留痕。

第四步

與工會或者職工代表進行平等協商，針對各方提出的方案或意見，進行協商，對意見接受的，加入規章制度文本，不能接受的，說明理由。此協商環節，做好記錄留痕。也許有的企業說自己沒有職工代表大會，也沒有工會，又有員工分布在全國各地，或者派遣人員較多不在本單位工作，不具有走民主制訂程序的條件。這些情況是是有的，但企業要根據自身用工情況，在法律框架范圍內來操作。在企業發展壯大的時候，管理者的管理思維要跟上企業的發展，將企業的經營成本降到最低的同時需要勞動用工合規相匹配。企業根據自身情況因地制宜的選擇合規的手法是有很多種途徑的。

（2）公示程序

從操作層面上來看，管理層做出制定《員工手冊》決定，提出草案、修訂稿或討論稿，其中企業管理層、HR、律師共同參與，公示程序主要有以下三種方式。1. 書面告知

將意見稿下發到各個職能部門，同時下達一份通知，要求各職能部門監督該部門所有員工簽收草案。2. 通過企業微信群、電子郵件或者其他電

子系統進行

通過電子郵箱、OA系統、微信群、釘釘等方式，向所有員工發送《員工手冊》草案、修訂稿或討論稿，讓公司網絡管理人員將公司員工的電子信箱，設定為收到郵件后自動回復狀態；同時在郵件等電子正文中寫明，限定大家一定期限內提出具體意見或者建議（時間長短可以自行調整）。如果采取電子方式，建議同時告示欄附近放置《員工手冊》稿紙質版，以供隨時閱覽，目的都是讓員工充分知曉。3. 召開會議

下發員工代表會議的通知，包含會議形式、主題、時間等內容；召開員工代表會議，講解員工手冊修訂的意義、背景、修訂過程、重要內容講解，號召員工代表提出修改意見，并做好會議記錄和拍照；匯總員工代表反饋的意見，分情況進行處理，做進一步的修訂，制定出最終版本的《員工手冊》。4. 公告方式：在單位的公告欄或者單位網站上公告。

收集意見操作手法如上述一致。但收集意見要保存紙質文件?？偠灾还苁裁捶绞剑庖娛占陂g將已經收集到意見進行展示，并告訴大家哪些地方根據員工提議做了修改，哪些地方需要管理層討論后決定。只要體現民主精神，實現員工參與管理和監督的職能，能達到合規要求即可。通過民主程序制定的《員工手冊》或是相關規章制度，強調了契約精神，用民主程序實現了企業與員工的協商、溝通過程，明確了企業與員工各自的權利與義務，制定符合市場趨勢的“雙適”型《員工手冊》，以便更好地實現企業戰略目標。

三、總結：不同的企業應因地制宜

合法實施《員工手冊》

站在企業的角度來看，結合企業管理模式，根據《勞動法》第8條、56條，《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第19條，需保證《員工手冊》實施民主與公示程序合法。

重點注意幾點：

1.《員工手冊》的正式發布以用人單位發布，而不是某職能部門，發布主體必須是用人單位的名義；

2.HR在公示欄放置紙質版本的《員工手冊》留痕時若選擇拍照，需要保存原始載體且顯示拍照日期；

3.從告知的角度講，在新員工入職簽訂勞動合同時，應當讓員工簽字確認，已收到某《員工手冊》，愿意遵照執行。示例：“乙方確認已收到甲方依法制定的《員工手冊》文件，確認已經充分閱讀并愿意遵照執行”。

最后一點，在解雇環節，用人單位要知道解雇是勞動人事風險高發環節。依據《員工手冊》解雇員工，要循序漸進，企業管理人員及HR要有《員工手冊》是用人單位與員工的契約，雙向約束，而不是企業單項約束，因此，在進行一系列人事管理、調整時要做好充分評估、精通固定證據環節。