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中銀解讀 | 用人單位如何制定、修改規章制度才有效？
時間：2023.03.09 作者：北京中銀（深圳）律師事務所 貢小娟、蔡宜霖
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第一部分 引言
《勞動合同法》明確規定用人單位在制定、修改直接涉及勞動者切身利益的規章制度時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。但在實踐中，不少用人單位在制定、修改規章制度時，忽略民主程序，自行制定公示，有些甚至未向勞動者公示，當產生勞動爭議糾紛時，往往無還手之力、照賠不誤。本文以案說法，提示用人單位如何制定、修改規章制度才合法有效，供用人單位參考。
第二部分 真實敗訴案例
案例來源：深圳市龍崗區人民法院（2021）粵0307民初16124號民事判決書
案情簡介：被告習某于2008年9月入職原告精某公司處，與原告建立勞動關系，2019年3月雙方簽訂了一份自該日起的無固定期限勞動合同。2018年12月前習某任金庫助理，2019年1月開始任倉儲物流部主管助理。2020年4月，原告以被告消極怠工，拒不服從工作安排，屢次違反公司規章制度，在公司多次督促其端正工作態度后，仍不改正，繼續嚴重違反《員工守則》《獎懲制度》《考勤管理制度》為由，根據《中華人民共和國勞動合同法》《勞動合同》及公司管理制度等規定，向被告出具《關于開除習某的通告》，解除雙方勞動合同。被告對原告主張的違紀事實不予認可，并對原告提交的被告參加培訓照片、員工獎懲制度、員工守則、考勤與休假制度等證據亦不認可。
法院觀點：1.根據法律規定，用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓及勞動紀律等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。
2.原告未提交證據證明其提交的規章制度經過職工大會或者全體職工討論，或與工會或者職工代表平等協商確定。雖然有提交3張拍攝日期為2019年9月19日的培訓照片用以證明被告參加了培訓，知曉所有規章制度，但培訓照片中人員較多，無法辨別參加人員身份；照片中培訓課件標題模糊，未顯示培訓具體內容；未提供培訓簽到表佐證培訓事件的真實存在；證人證言也不足以證實被告參加了培訓。原告提交的證據不足以證明被告參與了制度的制定或知曉其規章制度，依法應當承擔舉證不能的法律后果。
3.原告用以證明被告違紀的證據均是原告單方制作的材料，沒有被告的簽名確認，且原告提交的證據也不足以證明被告存在原告主張的違紀事實。原告亦無證據證明在與被告解除勞動關系前，已經事先將理由通知工會。
裁判結果：原告辭退被告的行為違法，應向被告支付違法解除勞動關系賠償金101408.88元（4225.37元×12年×2倍）。
第三部分 律師評析
上述案例并非個案，不少用人單位面臨類似風險，需引以為鑒。《勞動合同法》實施后，用人單位制定、修改直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，未經過《勞動合同法》第四條第二款規定的民主程序的，原則上不能作為用人單位用工管理的依據。但規章制度或者重大事項的內容未違反法律、行政法規及政策規定，不存在明顯不合理的情形，并已向勞動者公示或告知，勞動者沒有異議的，可以作為勞動仲裁和人民法院裁判的依據。因此，用人單位制定、修改規章制度需滿足以下條件才合法有效：
1.內容合法合理
用人單位在制定、修改規章制度時，既應確保內容合法，未違反《勞動法》《勞動合同法》等法律、行政法規及政策規定，不違背公序良俗，還應確保內容合理，規章制度的內容應符合普通人的認知準則和社會公眾公認的原則，不應過于苛刻或嚴厲，不應超出勞動管理需要。
2.需經民主程序
用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表進行充分的、平等的協商。用人單位應結合工會或與會職工意見，通過協商最終確定規章制度內容。在規章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當的，有權向用人單位提出，通過協商予以修改完善。
3.向勞動者公示
用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。未向勞動者公示的規章制度對該勞動者無效。實務中，可采用規章制度發放或培訓方式進行公示。采用發放方式的，需每位勞動者簽領確認簽領的規章制度名稱、版本及簽領日期。采用培訓方式的，應有相關培訓會議記錄及簽到表，應注明培訓的規章制度名稱、版本、培訓時間、地點及參會人員等。
第四部分 律師建議
一、制定、修改規章制度同勞動者平等充分協商
用人單位規章制度缺失民主協商程序，并不必然導致規章制度不具有法律效力，實務中，為避免不必要的法律風險，建議用人單位嚴格按照《勞動合同法》第四條第二款規定，履行民主協商程序，確保規章制度具有法律效力。實務中，用人單位履行民主協商程序，可采用以下幾種方式：
1.通過召開會議的形式向勞動者征求意見。
2.分別、單獨書面向全體勞動者征求意見。
3.通過電子郵件的方式向勞動者征求意見（應事先要求勞動者確認其聯系郵箱，并妥善保存電子郵件的記錄）。
無論采用哪種方式，用人單位均應妥善保管相關材料，避免在發生爭議時空口無憑。
二、修改規章制度需同時審查勞動合同
規章制度和勞動合同，均是約定用人單位與勞動者權利義務的重要形式，規章制度適用于多數員工，是用人單位規范勞動權利義務的一般標準，而勞動合同是用人單位與某一員工協商一致的結果，是規范雙方權利義務的特殊規定。因此，用人單位與勞動者在勞動合同中特殊約定的法律效力高于用人單位規章制度中一般規定的法律效力，勞動者有權優先選擇適用勞動合同。這就要求用人單位在制定或修改規章制度時，應對勞動合同進行審查，避免出現規章制度和勞動合同內容沖突或不一致情況。
三、簽訂勞動合同勿約定規章制度作為附件
規章制度的制定與修改，依法經過民主程序即可生效，但勞動合同的修改，卻必須與勞動者協商一致，如果將規章制度約定為勞動合同的附件，那么規章制度的修改就必須同每一位勞動者協商，會增加規章制度修改難度及成本。
第五部分 法條鏈接
1.《勞動合同法》
第四條 用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度，保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。
用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。
在規章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當的，有權向用人單位提出，通過協商予以修改完善。
用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。
2.《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋(一)》 第五十條 用人單位根據勞動合同法第四條規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為確定雙方權利義務的依據。
用人單位制定的內部規章制度與集體合同或者勞動合同約定的內容不一致，勞動者請求優先適用合同約定的，人民法院應予支持。
3.《深圳市中級人民法院關于審理勞動爭議案件的裁判指引》
第七十二條 用人單位在《勞動合同法》實施前制定的規章制度，雖未經過《勞動合同法》第四條第二款規定的民主程序，但內容未違反法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示或告知的，可以作為用人單位用工管理的依據。
《勞動合同法》實施后，用人單位制定、修改直接涉及勞動者切身利益的規章制度或重大事項時，未經過《勞動合同法》第四條第二款規定的民主程序的，原則上不能作為用人單位用工管理的依據。但規章制度或重大事項的內容未違反法律、行政法規及政策規定，不存在明顯不合理的情形，并已向勞動者公示或告知的，勞動者沒有異議的，可以作為用人單位用工管理的依據。
